Datenschutzerklärung

1.Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Telefon: +49 178 5607812
Allgemeine Kontaktadresse: kontakt@telvora-systems.de
Direktkontakt / Datenschutzkontakt: e.wessel@telvora-systems.de
Website: https://telvora-systems.de

2.Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Terminabstimmung, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Mögliche Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen

3.Besuch der Website / Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website können automatisch technische Daten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browsertyp, Betriebssystem und technische Verbindungsdaten.

Zweck

• technische Bereitstellung der Website
• Stabilität und Sicherheit
• Fehleranalyse
• Schutz vor Missbrauch

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Speicherdauer: Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für technische Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention erforderlich ist.

Hosting

Diese Website wird über Netlify gehostet. Anbieter ist Netlify, Inc., 44 Montgomery Street, Suite 300, San Francisco, CA 94104, USA. Netlify verarbeitet technische Zugriffsdaten, um diese Website sicher, stabil und schnell bereitzustellen. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browserinformationen, Betriebssystem, Referrer-URL und technische Verbindungsdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Fehleranalyse und zum Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung dieser Website.

Da bei der Nutzung von Netlify eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt eine solche Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich.

Mit Netlify wird, soweit erforderlich, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

4.SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers mit „https://“ beginnt.

5.Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Mögliche Daten

• Name
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Branche
• geschätztes Anrufvolumen
• Nachricht
• Zeitpunkt der Anfrage
• technische Metadaten des Formulars, falls erforderlich

Zweck

• Bearbeitung der Anfrage
• Kommunikation mit Interessenten
• Vorbereitung eines Angebots
• Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Dokumentation der Anfrage

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag oder ein Angebot gerichtet ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn ein berechtigtes Interesse an der Bearbeitung der Anfrage besteht

Speicherdauer: Anfragedaten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kontaktformular

Pflichtfelder werden auf das notwendige Maß beschränkt. Zusätzliche Angaben sind freiwillig. Mit dem Absenden stimmen Sie zu, dass Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet werden.

Das Kontaktformular öffnet derzeit das E-Mail-Programm des Nutzers mit einer vorbereiteten Nachricht. Eine serverseitige Speicherung der Formulardaten über die Website findet dabei nicht statt, sofern nicht zusätzlich ein externer Formular- oder E-Mail-Dienst eingesetzt wird.

6.Terminabstimmung über Google Calendar

Für die Organisation und Abstimmung von Terminen nutzen wir Google Calendar. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn Sie über Google Calendar einen Termin abstimmen oder ein eingebetteter Google-Kalender geladen wird, können personenbezogene Daten und technische Informationen an Google übermittelt und dort verarbeitet werden.

Mögliche Daten

• Name
• E-Mail-Adresse
• Terminzeit
• Nachricht oder Terminnotiz
• technische Verbindungsdaten
• IP-Adresse
• Browser- und Geräteinformationen

Zweck

• Terminplanung
• Kalenderverwaltung
• Vorbereitung und Durchführung von Erstgesprächen
• Vermeidung von Terminüberschneidungen

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Terminabstimmungen im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei berechtigtem Interesse an effizienter Terminorganisation
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, falls für bestimmte Einbindungen oder Cookies eine Einwilligung erforderlich ist

Wenn der eingebettete Google-Kalender externe Inhalte lädt, kann bereits beim Laden des Kalenders eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden. Soweit technisch möglich, wird der Kalender datenschutzfreundlich eingebunden oder alternativ über einen Link bereitgestellt. Beim Laden des Kalenders werden Inhalte von Google geladen.

Terminbuchung über Cal.com

Für die Online-Terminbuchung nutzen wir Cal.com (Terminlink: cal.com/emmanuel-wessel-2psiks). Bei Nutzung des Terminlinks können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Terminzeit, Zeitzone, Nachricht sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Terminorganisation, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur effizienten Abstimmung von Beratungsterminen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7.Nutzung von Google Workspace / E-Mail-Kommunikation

Für geschäftliche E-Mail-Kommunikation und Kalenderfunktionen kann Google Workspace verwendet werden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Im Rahmen der Kommunikation können E-Mail-Adressen, Namen, Nachrichteninhalte, Anhänge, Kalenderdaten und technische Metadaten verarbeitet werden.

Zweck

• geschäftliche Kommunikation
• Terminplanung
• Bearbeitung von Anfragen
• Dokumentation geschäftlicher Vorgänge

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

8.KI-Telefonassistenten und Demo-Agent

Telvora Systems bietet KI-gestützte Telefonassistenten und digitale Empfangslösungen für Unternehmen an. Bei der Nutzung eines KI-Telefonassistenten, eines Demo-Agenten oder einer telefonischen Demonstration können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit dies zur Bearbeitung des Anliegens, zur Demonstration der Funktion oder zur Erbringung der Leistung erforderlich ist.

Mögliche Daten

• Telefonnummer
• Name
• Unternehmen
• Gesprächsinhalte
• Anliegen
• Rückrufwünsche
• Terminwünsche
• Gesprächszusammenfassungen
• technische Verbindungsdaten
• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs

Zwecke

• Annahme und Bearbeitung von Anrufen
• Erfassung von Rückrufwünschen
• Lead-Erfassung
• Terminaufnahme
• Weiterleitung wichtiger Anliegen
• Spam- und Akquise-Filterung
• Erstellung von Gesprächszusammenfassungen
• Demonstration der KI-Telefonassistenz

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei berechtigtem Interesse an effizienter Kommunikation und Anrufbearbeitung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung, insbesondere bei optionalen Aufzeichnungen

Transparenz

Anrufer werden darüber informiert, wenn sie mit einem digitalen oder KI-gestützten Empfangssystem sprechen.

Gesprächsaufzeichnung

Gespräche werden nicht ohne ausdrückliche Einwilligung aufgezeichnet. Falls Gesprächsaufzeichnungen zu Test-, Qualitäts- oder Dokumentationszwecken eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger transparenter Information und auf Grundlage einer entsprechenden Rechtsgrundlage.

Beispielhafte Ansage: „Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Empfang von Telvora Systems. Zur Bearbeitung Ihres Anliegens werden Ihre Angaben verarbeitet. Dieses Gespräch wird nicht ohne Ihre Einwilligung aufgezeichnet.“

9.Einsatz von Retell AI oder vergleichbaren KI-/Telefonie-Diensten

Für die Bereitstellung oder Demonstration von KI-Telefonassistenten kann Telvora Systems technische Dienstleister einsetzen, insbesondere Anbieter für Telefonie, Spracherkennung, Sprachsynthese, KI-Verarbeitung und Gesprächsautomatisierung.

Möglicher Anbieter: Retell AI oder ein vergleichbarer Anbieter für KI-Telefonie.

Mögliche Daten

• Telefonnummer
• Gesprächsinhalte
• Transkripte
• Gesprächszusammenfassungen
• technische Verbindungsdaten
• Zeitpunkte und Dauer von Anrufen

Soweit externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter vertraglicher Vereinbarungen, insbesondere eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung, soweit erforderlich. Bei Anbietern außerhalb der Europäischen Union werden geeignete Garantien, etwa Standardvertragsklauseln, geprüft. Datenflüsse werden vor produktiver Nutzung dokumentiert und vor Livegang geprüft.

10.Automationen über Make, n8n oder ähnliche Dienste

Zur Automatisierung interner Abläufe können Dienste wie Make, n8n oder vergleichbare Automationsplattformen eingesetzt werden. Diese können verwendet werden, um Anfragen, Gesprächszusammenfassungen, Rückrufnotizen oder Terminwünsche an interne Systeme, E-Mail-Adressen, Tabellen oder CRM-Systeme weiterzuleiten.

Mögliche Daten

• Name
• Unternehmen
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Anliegen
• Gesprächszusammenfassung
• Terminwunsch
• Status der Anfrage

Konkrete Automationsdienste werden vor produktiver Nutzung dokumentiert und in diese Datenschutzerklärung aufgenommen.

11.CRM, Tabellen und interne Dokumentation

Anfragen, Rückrufnotizen und Gesprächszusammenfassungen können intern in geeigneten Systemen dokumentiert werden, zum Beispiel in Tabellen, CRM-Systemen oder Projektmanagement-Tools. Dies dient der strukturierten Bearbeitung von Anfragen und der Nachverfolgung geschäftlicher Kommunikation.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

12.Cookies und ähnliche Technologien

Diese Website verwendet derzeit nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für den Betrieb der Website erforderlich sind. Es werden derzeit keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Sollten zukünftig Analyse- oder Marketingtools eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach entsprechender Einwilligung über ein geeignetes Consent-Banner, soweit gesetzlich erforderlich.

13.Analyse- und Trackingtools

Derzeit werden keine externen Analyse- oder Marketingtools wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Trackingdienste eingesetzt.

Sollten solche Dienste zukünftig eingebunden werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

14.Externe Links

Diese Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für die Datenverarbeitung auf externen Websites ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

15.Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer stattfinden. In diesen Fällen achten wir auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission oder Standardvertragsklauseln.

Dies kann insbesondere relevant sein für:

• Google
• Retell AI
• Netlify oder anderer Hoster
• Automationsdienste
• Telefonieanbieter

16.Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.

• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist
• Geschäftliche Kommunikation: nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Server-Logfiles: nur so lange wie technisch erforderlich
• Gesprächszusammenfassungen: nur so lange wie für Bearbeitung oder Vertragserfüllung notwendig
• Aufzeichnungen: nur mit Einwilligung und nach definierter Speicherdauer

17.Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Zuständige Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an e.wessel@telvora-systems.de wenden.

18.Widerruf von Einwilligungen

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

19.Widerspruchsrecht

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

20.Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-gestützte Telefonassistenten dienen der Kommunikation, Vorstrukturierung und Weiterleitung von Anliegen, treffen jedoch keine rechtsverbindlichen Entscheidungen.

21.Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Weitergabe zu schützen.

22.Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Abläufe oder eingesetzte Dienstleister ändern.

Stand: Mai 2026